みんなの総務部通信12号 テレワークコンサルタントもテレワークを堪能!

今私は、東京都内の中小企業を中心にテレワーク導入のコンサルタントをしていますが、コンサルティングは、お客様に直接お邪魔するケースが多くなっています。

テレワークの導入していないお客様へのコンサルティングが多く、オンラインでの仕事に慣れていなお客様が多いので、どうしても直接お邪魔するケースが多くなるのです。

 

テレワークをフル活用して業務効率化

毎日都内を駆けずり回っているので、お客様から依頼された書類作りとか、報告書とかの作成時間がなかなか取れなくなってしまいました。

何とか作業時間を捻出するため、最近は、移動先での待ち時間や、移動中も仕事をするようにしています。

 

社内の情報共有体制はバッチリ!

私は一応株式会社の代表ということになっていますが、今は私一人だけで仕事をしていますが、一昨年までは1名社員がいましたので、社員との情報共有はバッチリな状態になっています。

どんなシステムで情報共有が可能な状態なのかご紹介しましょう。

 

クラウドアプリのG Suiteを利用

仕事の全てのファイルは、Googleの企業向け有料サービスG Suiteに保存してあります。

個人向けクラウドアプリであるGoogleドライブは、PC、Macともブラウザでしか利用できませんが、G Suiteは、Windowsであればエクスプローラー、MacであればFinderが利用可能で、まるで自分の手元の端末の中にファイルがあるかのようにG Suiteにあるファイルを扱えます。

自分の手元の端末にあるかのようにファイルを扱えますが、実際にはクラウドにあるファイルを加工しているので、最新のファイルは常にクラウド上に保存されています。

最新のファイルが、自分のパソコンの中にあるのかクラウドあるのかを悩む必要がなくなり、外出先でも悩むことなく、オフィスで行っていた作業を継続できます。

 

大事なファイルはクラウドで安全に保管

最新のファイルが常にクラウド上にあると、パソコンが壊れても、大事なファイルななくなりません。

手元のパソコンの中にファイルを保管していると、パソコンが故障した時に大事なファイルもなくなってしまいます。

しかし、クラウドにファイルを保管していれば、パソコンのハードディスクが故障して過去データが無くなってしまう心配も全くありません。

 

メールも複数端末で共有

メールに関しても、G Suiteを使って、複数あるモバイル端末でも同じ情報を見られるようにしています。

移動中にiPhoneで読んだメールは、自宅に帰ってパソコンでメールを確認すれば既読になっているし、自宅のパソコンで作成し発信したメールの内容は、iPhoneでも見られます。

企業間の連絡は、相変わらずメールが多いので、スマホやパソコンなどいろいろな端末でメールをチェックできるととても便利です。

 

Googleならセキュリティも心配無し

クラウドサービスはセキュリティの心配があるとお考えの方もいらっしゃると思いますが、自分で慣れないセキュリティの設定をしたサーバーより、世界的のGoogleには、優秀な専門家がいるから、Googleの方がセキュリティ的には安全です。

 

憧れのノマド環境のどっぷり浸る

実は私、PDAと呼ばれていた小型携帯他端末や、ポケットタイプのパソコン、ジーパンのおしりポケットに入ると宣伝されていたパソコンなど、話題になったモバイルガジェットはほとんど購入してきた、モバイルガジェットオタクなのです。

ただ、長い間、総務部の仕事に従事していたので、仕事時間のほとんどの時間をオフィスで過ごしていたし、出張も年に数回しかなく、モバイルガジェットオタクとしては、かなりのストレスを感じながら生きてきました。

でも、今は、都内が中心とはいえいろいろな場所に移動し仕事する日々、モバイルガジェットを活用してテレワーク環境を整え、人生の折り返し地点で、やっと自分のやりたいことがやれるようになりました。

 

 


~執筆者プロフィール~

加納 勉(みんなの総務部代表)
中小企業の総務部で27年間勤務。人事・防災対応・コンプライアンス・施設管理から、社内情報システム・情報セキュリティ・品質管理など、ありとあらゆる業務を、実務だけでなく仕組み構築やマネジメントを経験しました。わからないこと、困ったことは、とにかく何とかしますので、お気軽になんでもご相談ください。
趣味はアマチュア無線(電子書籍出版しました)、ジョギング、旅行。Jリーグ大宮アルディージャの熱烈サポーターです。
みんなの総務部はコチラ

コメントは受け付けていません。

WordPress.com.

ページ先頭へ ↑

%d人のブロガーが「いいね」をつけました。